Die EN 16931 ist der europäische Standard für elektronische Rechnungen (E-Rechnungen). Die Norm EN 16931-1 definiert ein semantisches Datenmodell mit standardisierten Rechnungsinformationen erweitert um Geschäftsregeln.
EN 16931 – Europaeische Norm fuer elektronische Rechnungen
Damit können Rechnungsdaten systemübergreifend interpretiert und automatisiert verarbeitet werden. Die technische Umsetzung erfolgt insbesondere über strukturierte Rechnungsformate auf Basis von UBL oder UN/CEFACT CII.
Fakten zur EN 16931 in der Übersicht
| Merkmal | Information |
|---|---|
| Bezeichnung | EN 16931 |
| Gegenstand | Elektronische Rechnungsstellung |
| Normungsorganisation | CEN |
| Zuständiges europäisches Gremium | CEN/TC 434 |
| Kerndokument | EN 16931-1:2026 |
| Deutsches Normdokument | DIN EN 16931-1:2026-10 |
| Technisches Prinzip | Semantisches Datenmodell und Syntaxbindungen |
| Relevante Syntaxen | Universal Business Language – UBL Syntax und UN/CEFACT CII |
| Wesentlicher Rechtskontext | Richtlinie 2014/55/EU und nationale E-Rechnungsregelungen sowie EN 16931 compliance der EU |
Was ist EN 16931?
Die EN 16931 ist die europäische Normenreihe für die E-Rechnung. Sie spezifiziert ein standardisiertes Datenmodell, mit dem Rechnungsinformationen einheitlich definiert sind so dass Rechnungsdaten automatisiert zwischen unterschiedlichen IT-Systemen ausgetauscht werden können.
Damit bildet diese Standardnorm eine wesentliche Grundlage für die Digitalisierung von Rechnungsprozessen in Europa. Sie ist insbesondere für die Rechnungsformate XRechnung, ZUGFeRD und Peppol BIS Billing relevant.
Dieser Artikel erklärt,
- wie die EN 16931 aufgebaut ist,
- welche Anforderungen sie definiert,
- wie sie technisch umgesetzt wird und
- welche gesetzlichen Regelungen in Deutschland gelten.
Definition, Ziele und Anwendungsbereich
Die EN 16931 (European Norm 16931) ist eine europäische Normenreihe für die elektronische Rechnungsstellung. Ihr zentraler Bestandteil, die EN 16931-1, beschreibt das semantische Datenmodell einer elektronischen Rechnung.
Ein semantisches Datenmodell legt fest, welche Informationen eine Rechnung enthalten muss, welche Bestandteile optional sind, was diese Informationen bedeuten und nach welchen Regeln sie verwendet werden.
Dazu gehören beispielsweise:
– Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
– Angaben zum Rechnungssteller und Rechnungsempfänger
– Beschreibung und Menge der abgerechneten Leistungen
– Einzelpreise, Steuersätze und Steuerbeträge
– Rechnungs- und Zahlungsbeträge
– Zahlungsbedingungen und Referenzen
Die EN 16931 sorgt dafür, dass unterschiedliche IT-Systeme diese Informationen nach gemeinsamen Regeln maschinell interpretieren können.
Einfach erklärt:
Eine Rechnungsnummer soll für jede beteiligte Software eindeutig als Rechnungsnummer erkennbar sein – unabhängig davon, wer die Rechnung erstellt oder welches ERP-System sie verarbeitet.
Was regelt die EN 16931 – und was nicht?
Die Norm definiert vor allem die fachliche Bedeutung und Struktur von Rechnungsdaten sowie Regeln für deren Verwendung.
Sie legt dagegen nicht selbst fest, mit welcher Software Unternehmen Rechnungen erstellen müssen oder über welchen Übertragungskanal sie versendet werden.
Ebenso macht die Norm nicht jedes ihrer Datenfelder automatisch zu einer gesetzlichen Pflichtangabe.
Hier muessen drei Ebenen unterschieden werden:
- Die EN 16931 beschreibt das standardisierte Rechnungsdatenmodell.
- Gesetzliche Vorschriften, beispielsweise das Umsatzsteuergesetz, bestimmen, welche rechtlichen Anforderungen an Rechnungen gestellt werden.
- Technische Implementierungen wie XRechnung oder ZUGFeRD legen fest, wie das Datenmodell in konkreten Rechnungsformaten verwendet wird.
Warum wurde EN 16931 eingefuehrt?
Die EN 16931 wurde entwickelt, um die elektronische Rechnungsstellung innerhalb Europas zu vereinheitlichen.
Zuvor verwendeten Unternehmen, Behörden und Softwareanbieter zahlreiche unterschiedliche Rechnungsformate. Dadurch waren häufig individuelle Schnittstellen oder zusätzliche Konvertierungen erforderlich.
Eine gemeinsame europäische Norm soll diesen Aufwand verringern.
Interoperabilitaet zwischen unterschiedlichen IT-Systemen
Interoperabilität bedeutet, dass unterschiedliche IT-Systeme Informationen miteinander austauschen und kompatibel zueinander weiterverarbeiten können.
Ein Unternehmen verwendet beispielsweise SAP, während sein Geschäftspartner mit einer anderen ERP- oder Buchhaltungssoftware arbeitet.
Sind beide Systeme in der Lage, elektronische Rechnungen nach kompatiblen EN-16931-Vorgaben zu erstellen beziehungsweise zu verarbeiten, können die Rechnungsdaten ohne individuelle Neudefinition jedes einzelnen Datenfeldes ausgetauscht werden.
Die gemeinsame Norm erleichtert damit die Zusammenarbeit zwischen unterschiedlichen Softwarelösungen.
Automatisierung von Rechnungsprozessen
Strukturierte Rechnungsdaten ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung.
Ein Rechnungsempfänger kann beispielsweise:
– Rechnungsdaten automatisch auslesen
– Rechnungsnummern und Lieferanteninformationen übernehmen
– Rechnungspositionen mit Bestellungen vergleichen
– Steuerbeträge und Rechnungssummen prüfen
– Buchungen vorbereiten oder automatisiert ausführen
Die Informationen müssen dafür nicht erst aus einem PDF-Dokument abgetippt oder mithilfe einer Texterkennung aufwendig ermittelt werden.
Eine standardisierte Datenstruktur erleichtert somit die Automatisierung des gesamten Rechnungsprozesses.
Grenzueberschreitender Rechnungsaustausch
Ein weiteres Ziel ist die Vereinfachung des europäischen Binnenmarktes.
Unternehmen sollen elektronische Rechnungen möglichst ohne länderspezifische Sonderentwicklungen austauschen können.
Die EN 16931 schafft hierfür eine gemeinsame fachliche Grundlage. Nationale oder branchenspezifische Anforderungen können weiterhin bestehen, sollen aber möglichst auf dem gemeinsamen Datenmodell aufbauen.
Der wesentliche Vorteil: Eine gemeinsame Beschreibung von Rechnungsinformationen reduziert technische Abhängigkeiten und erleichtert die Integration verschiedener IT-Systeme.
Wer definiert EN 16931 und welche Rechtsgrundlagen gelten?
Die EN 16931 ist das Ergebnis europäischer Normungsarbeit. Ihre Entwicklung steht in engem Zusammenhang mit den gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen.
Dabei sind Normungsorganisationen und Gesetzgeber voneinander zu unterscheiden.
Europaeische Kommission, CEN und DIN
Die wesentlichen Institutionen sind:
- Europäische Kommission: Hat die europäische Normung zur elektronischen Rechnungsstellung im Rahmen der Richtlinie 2014/55/EU angestoßen
- CEN – Europäisches Komitee für Normung: Entwickelt und veröffentlicht europäische Normen
- CEN/TC 434 – Zuständiges technisches Normungsgremium für elektronische Rechnungsstellung
- DIN – Deutsches Institut für Normung – Übernimmt die europäischen Normen in das deutsche Normenwerk
- Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) – Verantwortet die Pflege und Weiterentwicklung des deutschen Standards XRechnung |
Die deutsche Übernahme des zentralen Normteils ist die DIN EN 16931-1.
Richtlinie 2014/55/EU – Elektronische Rechnungen bei oeffentlichen Auftraegen
Die Richtlinie 2014/55/EU bildet eine wesentliche europäische Rechtsgrundlage.
Sie verpflichtet öffentliche Auftraggeber in ihrem Anwendungsbereich dazu, elektronische Rechnungen entgegenzunehmen und zu verarbeiten, wenn diese der europäischen Norm und einer der hierfür aufgeführten Syntaxen entsprechen.
Die Richtlinie betrifft damit insbesondere die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen.
Mitgliedstaaten können darüber hinaus weitergehende nationale Anforderungen festlegen.
§ 14 UStG – Elektronische Rechnungen in Deutschland
In Deutschland regelt § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) die Ausstellung von Rechnungen.
Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine neue gesetzliche Definition der E-Rechnung.
Danach muss eine elektronische Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen.
Das Format muss entweder die gesetzlichen Anforderungen an die europäische Norm erfüllen oder auf einer zulässigen Vereinbarung zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger beruhen, bei der die erforderlichen Rechnungsinformationen vollständig und richtig extrahiert werden können.
Ein einfaches PDF ohne strukturierte Rechnungsdaten erfüllt diese Definition nicht.
B2B und B2G – Welche Unterschiede bestehen?
Die Anforderungen unterscheiden sich insbesondere danach, zwischen welchen Beteiligten Rechnungen ausgetauscht werden.
B2B (Business-to-Business) bezeichnet Rechnungen zwischen Unternehmen.
Für grundsätzlich erfasste inländische B2B-Umsätze gilt seit 2025 die neue E-Rechnungsregelung. Für die Ausstellung bestehen Übergangsregelungen bis Ende 2026 beziehungsweise unter bestimmten Voraussetzungen bis Ende 2027. Unternehmen müssen seit 2025 grundsätzlich zum Empfang von E-Rechnungen in der Lage sein.
B2G (Business-to-Government) bezeichnet Rechnungen von Unternehmen an öffentliche Auftraggeber.
Hier gelten die europäischen Vorgaben für öffentliche Aufträge und die jeweiligen nationalen beziehungsweise landesrechtlichen Umsetzungen. Häufig wird XRechnung verlangt; daneben können weitere zulässige Formate und Übertragungswege vorgesehen sein.
Wichtig: De Pflicht zur E-Rechnung ist nach den nationalen gesetzlichen wie vertraglichen Regelungen umzusetzen.
Wie ist die Normenreihe EN 16931 aufgebaut?
Die EN 16931 besteht aus mehreren aufeinander bezogenen Dokumenten. Sie behandeln unterschiedliche Aspekte der elektronischen Rechnungsstellung.
Das maßgebliche Normdokument ist EN 16931-1. Weitere Teile beschreiben unter anderem die technischen Syntaxen, ihre Zuordnung zum Datenmodell und Empfehlungen für den Rechnungsaustausch.
EN 16931-1 – Das semantische Datenmodell
EN 16931-1 definiert die fachlichen Informationen einer elektronischen Rechnung und die zugehörigen Geschäftsregeln.
Sie beschreibt beispielsweise, wie Rechnungsnummern, Geschäftspartner, Steuern und Geldbeträge eindeutig dargestellt werden.
Damit bildet sie den Kern der europäischen Normenreihe.
CEN/TS 16931-2 – Unterstützte Syntaxen
CEN/TS 16931-2 beschäftigt sich mit den technischen Syntaxen, die für die Umsetzung der europäischen Norm geeignet sind.
Für den durch die Richtlinie 2014/55/EU geregelten Rechnungsaustausch wurden insbesondere zwei XML-Syntaxen ausgewählt:
– UBL (Universal Business Language)
– UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII)
Beide ermöglichen eine strukturierte Darstellung von Rechnungsinformationen.
CEN/TS 16931-3 – Zuordnung zwischen Datenmodell und Syntax
Die Dokumente der Reihe CEN/TS 16931-3 beschreiben, wie die fachlichen Informationen aus EN 16931-1 auf konkrete technische Datenstrukturen abgebildet werden.
Diese Zuordnung wird als Syntax Binding bezeichnet.
Die Teilreihe umfasst:
- CEN/TS 16931-3-1 | Methodik für die Zuordnung zu technischen Syntaxen
- CEN/TS 16931-3-2 | Syntax Binding für UBL
- CEN/TS 16931-3-3 | Syntax Binding für UN/CEFACT CII
- CEN/TS 16931-3-4 | Syntax Binding für UN/EDIFACT INVOIC
Die EDIFACT-Zuordnung gehört zur Normenreihe, bedeutet aber nicht, dass öffentliche Auftraggeber EDIFACT zusätzlich zu den unionsrechtlich gelisteten XML-Syntaxen akzeptieren müssen.
CEN/TR 16931-4 bis -6 – Technische Leitlinien und Anwendung
Die weiteren Dokumente ergänzen die Norm durch Empfehlungen und Hintergrundinformationen.
- CEN/TR 16931-4 | Interoperabilität bei der Übertragung elektronischer Rechnungen
- CEN/TR 16931-5 | Umgang mit nationalen und branchenspezifischen Erweiterungen
- CEN/TR 16931-6 | Untersuchung der praktischen Anwendbarkeit der europäischen Norm
Die Dokumente erfüllen unterschiedliche Aufgaben: EN 16931-1 beschreibt das fachliche Datenmodell, die technischen Spezifikationen erläutern dessen Umsetzung und die technischen Berichte unterstützen die Anwendung.
Hinweis: Die Übersicht beschreibt die Struktur der ursprünglich veröffentlichten Normenreihe. Bei der Implementierung sind die jeweils geltenden Fassungen der einzelnen Dokumente zu berücksichtigen.
